目次

2. 従業員マスタを連携する

Yasuhiro Miyoshi 更新 by Yasuhiro Miyoshi

従業員マスタを設定することで、従業員の退職やゲストアカウントかどうかを簡単に判別することができるようになります。

連携にはマネーフォワードMEのアカウントアグリゲーションを応用しており、各SaaSに影響を及ぼすことなく、安全に連携することができます。

連携手順

従業員マスタに対応しているSaaSは次のとおりです。設定 > 組織 > 従業員マスター設定から設定が可能です指定後、初期処理が終わるとアカウント一覧に退職ラベルや、従業員ラベルが付きます。連携手順は次の各リンクをご覧ください。

従業員マスタ連携後のユーザータイプ判定(ラベリング)条件

従業員マスタを指定することで、条件に基づきユーザタイプが自動で判定されます。次のリンクの表にもまとめていますので、活用ください。

ユーザータイプ判定条件:早見表

 

Google Workspace

  • 自社従業員と判定する為のドメイン名を取得します。ドメイン名にはサブドメイン、エイリアスドメインも含まれます。
  • SaaS側にGoogle Workspaceにないメールアドレスが見つかった場合、ドメインを元に従業員と判定しています。
  • Google Workspaceから取得したユーザーオブジェクトは「従業員」ラベルが付与されます。
  • Google Workspaceから取得したグループオブジェクトは「システム」ラベルが付与されます。
  • 従業員マスタのドメイン以外で登録したドメインのオブジェクトはすべて、「社外」ラベルが付与されます。
  • 従業員ラベルが付いたIDのうち、削除済の場合は退職ラベルも合わせて付与されます。
  • 従業員ラベルが付いたIDのうち、停止中の場合は休職ラベルも合わせて付与されます。
  • 何らかの事情でメールアドレスが取得できない場合、またはサービス側で無効状態のユーザーを同期すると、「不明」ラベルが付与されます。
  • Google Workspaceは削除してから一定期間はIDが残り、その後完全に消えます。残っている間は退職ラベルを付与してデータを取得していますが、完全に消えたあとはGoogle Workspaceの詳細画面のアカウント一覧からも消えます。

     

Microsoft EntraID (Azure AD), Microsoft365

  • 自社従業員と判定する為のドメイン名を取得します。ドメイン名にはサブドメインも含まれます。ただしテナント自体が別の場合は取得できません。連携したユーザーのプライマリーテナントのデータが取得されます。
  • SaaS側にAzureAD, Microsoft 365にないメールアドレスが見つかった場合、ドメインを元に「従業員」かどうか判定しています。
  • AzureAD/Microsoft 365から取得したユーザーオブジェクトは「従業員」ラベルが付与されます。
  • AzureAD, Microsoft 365から取得したユーザーオブジェクトの内、次のオブジェクトには「システム」ラベルが付与されます。
    • グループアドレスオブジェクト
    • リソースオブジェクト(会議室等)
    • 共有メールボックスオブジェクト(*画像)
    • AzureADとOn-premise ADをつなぐ為のコネクターアカウント (On-Premises Directory Synchronization Service Account )
  • Azure ADおよびMicrosoft365にアカウントが存在せず(削除された状態)、他のSaaSでActiveなアカウントに退職ラベルが付与されます。
  • 従業員アカウントのうち、Disable(無効・サインイン不許可)のアカウントは休職ラベルが付与されます。
  • 従業員マスタのドメイン以外で登録したドメインのオブジェクトはすべて、社外ラベルが付与されます。

  (自社テナントにゲストで招待したアカウントも「社外」となります)

  • 何らかの事情でメールアドレスが取得できない場合、またはサービス側で無効状態のユーザーを同期すると、「不明」ラベルが付与されます。
  • AzureAD, Microsoft365は削除するとPrincipleIDが変化し、別のユーザーとして見えてしまうため、削除済ユーザーは取得してません。AzureAD, Microsoft365のサービス詳細画面のアカウント一覧からも消えます。
ライセンスが付与されていないが残存しているアカウントは従業員ラベル(課金対象)となりますので、課金対象外としたい場合、ログインの無効化(Disable)、あるいはアカウントの削除を推奨します

  

SmartHR

同期対象はSmartHRのメールアドレスアカウント、および、従業員リストにメールアドレスが登録されているアカウントです。

メールアドレスアカウントのメールアドレスと従業員リストのアカウントが紐付いている場合、一人の従業員にマージします。

その状態で、

  • SmartHRの「従業員リスト」に存在するアカウントは、「従業員」ラベルが付与されます。
  • SmartHRの従業員リストに紐付いていない、「メールアドレスアカウント」のアカウントは「社外」ラベルが付与されます。
  • 従業員リストのアカウントのうち、SmartHRの在籍状況が「休職中」のアカウントについては、「休職」ラベルが付与されます。
・SmartHRステータスが「退職中」のアカウント「退職」ラベルは付与されず、Admina上では無効化されたアカウントとなります。
SmartHRのロールについて

マネーフォワード Adminaでは次のアカウントについて、CrewもしくはUserと表現しています。

  • Smart HRの「従業員リスト」に存在するアカウント:Crew
  • Smart HRの「メールアドレスアカウント」に存在するアカウント:User

 

Okta

  • メールアドレスがある、Oktaに存在するアカウントは「従業員」ラベルが付与されます。(ドメインによる区別はありません)
  • メールアドレスがある、Oktaに存在しないアカウントは「社外」ラベルが付与されます。
  • ステータスが「Suspended」のアカウントは休職」ラベルが付与されます。
  • ステータスが「Deactivated」のアカウントは退職」ラベルが付与されます。
  • 何らかの事情でメールアドレスが取得できない場合、またはサービス側で無効状態のユーザーを同期すると、「不明」ラベルが付与されます。

  

Onelogin

  • メールアドレスがある、Oneloginに存在する「Active」のアカウントに対して「従業員」ラベルが付与されます。(ドメインによる区別はありません)
  • メールアドレスがある、Oneloginに存在しないアカウントに対して「社外」ラベルが付与されます。
  • ステータスが「Inactive」のアカウントは休職」ラベルが付与されます。
  • 何らかの事情でメールアドレスが取得できない場合、「不明」ラベルが付与されます。
退職」ラベルは現在のところ付与されません。退職アカウントについては一度ステータスをInactiveに変更いただき、休職アカウントに対して各SaaSのアカウントを削除ください。SaaSのアカウントを削除後、Oneloginのアカウントを削除ください。

 

HENNGE One

  • メールアドレスがある、HENNGE Oneに存在する「Active」のアカウントに対して「従業員」ラベルが付与されます。(ドメインによる区別はありません)
  • メールアドレスがある、HENNGE Oneに存在しないアカウントに対して「社外」ラベルが付与されます。
  • 失効しているアカウントは退職」ラベルが付与されます。
  • 休職」ラベルはございません。
  • 何らかの事情でメールアドレスが取得できない場合、「不明」ラベルが付与されます。

  

freee人事労務

  • メールアドレスがある、freee人事労務に存在する在籍中のアカウントに対して「従業員」ラベルが付与されます。(ドメインによる区別はありません)
  • メールアドレスがある、freee人事労務に存在しないアカウントに対して「社外」ラベルが付与されます。
  • 在籍状況が退職のアカウントには退職」ラベルが付与されます。
  • 休職ラベルはありません。
  • 何らかの事情でメールアドレスが取得できない場合、「不明」ラベルが付与されます。

  

HRMOSタレントマネジメント

  • メールアドレスがある、HRMOS タレントマネジメントに存在する、入社前、在籍中、出向中のアカウントに対して「従業員」ラベルが付与されます。(ドメインによる区別はありません)
  • メールアドレスが存在しないアカウントに対して「社外」ラベルが付与されます。
  • 在籍状況が退職のアカウントには退職」ラベルが付与されます。
  • 在籍状況が休職中のアカウント休職ラベルが付与されます。
  • 何らかの事情でメールアドレスが取得できない場合、「不明」ラベルが付与されます。

  

カオナビ

  • メールアドレスがある、在籍中のメンバーに対して「従業員」ラベルが付与されます。(ドメインによる区別はありません)
  • メンバーに紐づいていないユーザー、および、カオナビに存在しないアカウントに対して「社外」ラベルが付与されます。
  • 在籍状況が退職のアカウントには退職」ラベルが付与されます。
  • ログイン停止状態のアカウントに対して休職ラベルが付与されます。
  • 何らかの事情でメールアドレスが取得できない場合、「不明」ラベルが付与されます。

従業員マスター指定の早見表(参考)

従業員マスタには、普段メールの送受信を行うサービスを指定するのがオススメです。グループアドレスなども管理対象に含めることができるためです。また、SmartHRなどその他の従業員マスタはいずれのメールサービスもご利用でない場合に指定することをオススメしています。複数のサービスを保有している場合、以下の早見表で従業員マスターに指定するサービスをご確認ください。(○は利用中のサービス)

Google Workspace

Microsoft Entra ID

Microsoft365

その他の従業員マスタ

連携すべきサービスは?

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メール送受信するサービスを指定

・Gmail → Google Workspaceを指定

・Exchange Online → Microsoft Entra IDを指定

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メール送受信するサービスを指定

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メール送受信するサービスを指定

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Google Workspaceを指定

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Microsoft Entra IDを指定

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Microsoft Entra IDを指定

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Microsoft365を指定

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その他の従業員マスタを指定

 

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1. アカウントの作成と初期設定

3. コストマスタと連携する

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