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外部共有コンテンツ管理機能について

Yasuhiro Miyoshi 更新 by Yasuhiro Miyoshi

機能概要

外部ストレージにあるファイルの公開状況を取得する機能をリリースいたしました。外部公開されているファイルの情報（ファイル名およびリンク）を取得し、アラート通知を送ることで意図しないファイルの外部公開状態の改善に貢献します。

ファイルタブの確認にはAdminロールが必要になります。ロールの詳細はマネーフォワード Adminaの管理ユーザと権限（ロール）の設定 をご覧ください。

　

対象SaaS

次のSaaSとAdminaをインテグレーションすることで、共有ファイルの公開状態を取得します。連携手順はそれぞれのリンクを参照ください。

　　

アラートの検出

以下の条件に合致した場合、社外へ共有しているファイルとして検出しアラートとして扱います。

これらは元の設定を修正するか、または 【セーフリスト】検知したファイルを除外する を利用することで除外することが出来ます。

警告レベル

設定内容

修正方法

アラート

全体公開(後述)として判断された

共有設定を修正する。

またはセーフリストでこのファイルは問題ないとマーキングする（次回から検出対象外となる)

警告

外部公開(後述) として判断された

共有設定を修正する。

またはセーフリストでこのファイルは問題ないとマーキングする（次回から検出対象外となる)

( 検出しません )

* 社内/自社ドメインだけの共有

* セーフリストで指定された条件に合致する

( 特にすることはありませんが適期的にセーフリストを棚卸しすることで、設定修正の見逃しもれをより高いレベルで予防することが出来ます)

　

同期の実行

自動同期

一週間程度の間隔で自動同期を実行しています。ファイル数が多い場合数時間かかる場合もあります。

　　

手動同期

ファイルタブの同期ボタンより手動での実行が可能です（ワークスペースの同期ボタンでは、ファイル情報の同期は実行されないためご注意ください）

　

共有の停止

取得した共有ファイルのステータスを確認し、共有を停止することができます。右端の引き出しから、[共有]ボタンをクリックします。

共有を停止したいユーザー・グループ・リンクを選択し、[適用]をクリックします。

ファイルのエクスポート

検知したファイルはCSVファイルにエクスポートが可能です。画像のボタンをクリックするとエクスポートされます。

エクスポートが可能なファイル件数は2万レコードまでです。上記以上のファイルをエクスポートする場合、APIを利用してGoogle Driveのファイルをエクスポートする をご覧ください

制限事項

データ保存および参照コスト最適化に伴い、ファイル取得数に以下の制限を設けています。

  • Adminaトライアル中のお客様
    • 検知ファイル数：1,000ファイル（全体公開 + 外部公開） / ワークスペース
    • 総処理ファイル数：10,000 ファイル /ワークスペース
  • Adminaご利用中のお客様（50ID以下の無料利用も含む）
    • 検知ファイル数：50,000ファイル（全体公開 + 外部公開）/ワークスペース
    • 総処理ファイル数：1,000,000 ファイル /ワークスペース
【制限に達した場合】
アラートの原因を解除する(公開リストからファイルが消える)と、次回の同期実行時に新しく追加で検出され、最大件数までの公開ファイルを取得します。ファイル共有の停止のほか、セーフリストやフィルタリング機能をご利用いただき、検知対象や取得対象を絞ることで対処が可能です。

　

FAQ

各ファイルの公開ステータスについて教えてください。　

・外部共有

Adminaの組織に登録されているドメイン以外のアドレスに共有されているファイルを「外部共有」と判定しています。Box、OneDrive、Google Driveのみ対応しています。

　

・全体公開

以下の２つの状態を、「全体公開」ファイルとしてアラートに通知します。

  1. 共有設定で「リンクを知っている全員」などWeb上に公開され、リンクをクリックすると誰もが閲覧可能なファイルやページ。
  2. （Google ドキュメント、スライド、シートなどのファイルのみ）「ウェブに公開」されたファイル

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【セーフリスト】検知したファイルを除外する

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