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SaaSの契約状況を管理する

契約管理機能

SaaSの支払いや契約のサイクルをAdmina上で管理できます。契約更新のし忘れ、コスト削減のタイミングを逃さないようにリマインド通知を設定できます。

　　　

自動連携のSaaS以外に、手動登録（カスタムアプリ）の契約の登録・管理も可能です。SaaS以外のアプリケーションやシステムの契約管理にもご利用ください。

新しい契約の登録

  1. サービス>SaaSを選択>[契約]タブの[+作成]をクリックします。
  2. 「新しい契約の登録」画面で以下の内容を入力後、[作成]をクリックして登録します。
    • 名前：契約に関する任意の名前を入力します。
    • ワークスペース：ワークスペース単位で契約内容を管理できます。すべてのワークスペースで契約内容が同一の場合は、「すべてのワークスペース」を選択します。
    • 契約日：SaaSの契約日を選択します。
    • 繰り返し期間：繰り返す期間を単位「ヶ月/年間」から選択します。次回契約予定日が自動的に設定されます。繰り返し期間を設定するとリマインド通知 （Slack/Email）を設定できます。
    • 管理者（任意）：契約管理者を指定します。
    • メモ（任意）：任意のテキストを入力します。Markdown記法も利用できます。
  3. 契約一覧に登録した契約が表示されます。

　　

契約の変更・削除　

①変更：登録した契約をクリックしして、登録内容を変更します。

②削除：三点リーダー［︙］から[削除]をクリックします。

契約一覧の確認

登録した契約はインサイト > 契約または支出> 契約で確認できます。

リマインド通知

「契約日」で「繰り返し期間」を設定することで、次回契約更新前にSlackまたはEmailに通知を送れます。

Slackでのリマインド通知
  1. SaaSの契約日と繰り返し期間を設定して、[リマインダーを追加する]をクリックします。
  2. 「リマインダー」画面でリマインド、オプション[Slack]を選択します。
    リマインド：次回契約更新日の何日前に通知を送るか選択します。
  3. Slackチャネルを選択して、[Add to Slack]をクリックします。
  4. 通知用のアプリケーションを追加するワークスペースを選択し、[許可する]をクリックします。
  5. 通知を送信するチャンネルを選択します。複数選択も可能です。
プライベートチャネルへの通知についてはリンクをご参照ください。
  1. ［セット］をクリックし、設定を完了します。
    設定完了すると、設定した時期にSlackにリマインド通知が届きます。通知時刻は午前10:00です。

　　

Emailでのリマインド通知
  1. SaaSの契約日と繰り返し期間を設定して、[リマインダーを追加する]をクリックします。
  2. 「リマインダー」画面でリマインド、オプション[Email]を選択します。
    リマインド：次回契約更新日の何日前に通知を送るか選択します。
  3. 宛先に送付先のメールアドレスを指定します。複数の宛先を指定できないため、グループアドレスを指定ください。
  4. ［セット］をクリックし、設定を完了します。
    設定完了すると、設定した時期にEmailにリマインド通知が届きます。通知時刻は午前10:00です。

　

通知のタイミング

リマインダー通知は、契約更新日の「〇日前」に届くように設定されています。

※「〇日前」はお客様が設定された日数となります。

　

通知実施の有無については毎日午前9時にシステムがチェックしています。

ここでは「日付」だけでなく、「時間」まで細かく確認をしているため、

通知が届くはずだった日の午前9時時点で、正確な残り日数が不足している場合、その日に通知は送られません。

翌日の午前9時のチェックの段階で残り日数が足りていた際に通知が送信される仕組みとなります。

　

例）

契約更新日が9月30日、31日前に通知を設定した場合・・・

日付だけで見ると、通知予定日は8月30日となります。

しかし、8月30日午前9時のシステムチェック時点で正確な日数が不足している（時間を含む）場合、

通知はされません。

よって、翌日8月31日に改めてチェックが行われ、通知送信となります。

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